5.5.Chế độ xoay vòng
Cho phép cài đặt phân công hội thoại cho nhân viên thủ công hay tự động, phù hợp với nhu cầu công việc của từng doanh nghiệp
Last updated
Cho phép cài đặt phân công hội thoại cho nhân viên thủ công hay tự động, phù hợp với nhu cầu công việc của từng doanh nghiệp
Last updated
Chỉ tài khoản có quyền Admin hoặc được cấp quyền chế độ xoay vòng mới có thể truy cập mục này
Tắt chế độ xoay vòng Khi tắt tính năng chế độ xoay vòng nhân viên sẽ được nhìn thấy và trả lời tất cả hội thoại. Tính năng Nhân viên chỉ xem được hội thoại được chia cho mình khi bật sẽ chỉ cho phép nhân viên xem hội thoại được phân công cho mình, không xem được hội thoại phân công cho nhân viên khác hay chưa được phân công. Tính năng này sẽ phù hợp với trang có tài khoản admin muốn chủ động phân công hội thoại cho nhân viên một cách thủ công
Chức năng nhân viên tự phân công Tính năng cho phép nhân viên tự nhận phân công hội thoại cho chính mình không cần admin phân công. Nhân viên có thể chủ động nhận khách hàng phù hợp để tiến hành trả lời
Ở giao diện Hội thoại, nhân viên sẽ tự nhận phân công khách hàng bằng nút nhận phân công hội thoại
Các tính năng phụ:
Nhân viên chỉ xem được hội thoại chưa chia hoặc được chia cho mình Bật tính năng này nhân viên sẽ chỉ xem và trả lời được hội thoại chưa có ai nhận phân công hoặc hội thoại mà nhân viên đã nhận phân công trước đó. Tránh tình trạng nhân viên trả lời khách hàng của nhân viên khác. Tự động phân công khi trả lời Tính năng này sẽ phân công cho chính nhân viên đó nếu họ trả lời hội thoại khách hàng, mà không cần nhấn vào nút nhận phân công. Nếu không trả lời khách hàng sẽ không được nhận phân công trong trường hợp này.
2. Chia đều cho tài khoản được chọn (Hệ thống tự động phân công)
Phân công theo nhân viên Ở chế độ này, nếu không bật tính năng chia theo trạng thái trực tuyến. Hệ thống sẽ luôn chia hội thoại cho các tài khoản được chọn ở danh sách bên phải dù tài khoản đó có đang trực tuyến hay không. Nhân viên chỉ nhìn thấy hội thoại đã được chia cho mình, không thấy và không trả lời được hội thoại chưa chia hay thuộc về nhân viên khác.
Số nhân viên chính mỗi hội thoại Là số nhân viên được giữ lại sau mỗi lần phân công thêm cho nhân viên khác. Nếu bạn bật các chức năng Phân thêm ở hệ thống. Nếu cài đặt là 0 hệ thống sẽ chuyển ngay cho nhân viên khác mà không giữ lại nhân viên chính nào
Số lượng hội thoại chờ đọc tối đa của nhân viên Khi bật chức năng này nhân viên sẽ chỉ nhận được tối đa số lượng hội thoại mới chưa đọc. Nếu vượt quá số này, hệ thống sẽ không phân công khách hàng mới cho nhân viên đó nữa (lưu ý khách hàng cũ của nhân viên đó nhắn lại sẽ vẫn tiếp tục chia cho nhân viên đó). Hệ thống sẽ chờ tới khi số lượng hội thoại chưa đọc giảm xuống dưới mức tối đa, mới tiến hành phân công khách cho nhân viên
Chia theo thời gian làm việc trong ngày
Khi bật chức năng này, hệ thống sẽ xác định thời gian làm việc theo thời gian làm việc cài đặt ở Cài đặt chung - Trong thời gian làm việc hệ thống sẽ phân công theo cài đặt ở các tuỳ chọn khác bình thường. - Ngoài thời gian làm việc hệ thống sẽ mặc định sẽ chia đều hội thoại cho danh sách nhân viên được chọn. Nếu bật tuỳ chọn Ngoài giờ làm việc, chỉ chia khi có tài khoản trực tuyến hệ thống sẽ chỉ phân công cho tài khoản nào trực tuyến, nếu không có nhân viên trực tuyến sẽ đẩy hội thoại vào danh sách chờ phân công sau.
Phân thêm nhân viên nếu hội thoại chưa được đọc sau
Nếu hội thoại đã phân công nhân viên, không được đọc sau khoảng thời gian X phút (X là số phút đã cài đặt).
- Mặc định hệ thống chỉ chia thêm 1 lần đối với hội thoại chưa đọc.
- Nếu bật cấu hình Thử lại nếu hội thoại chưa được đọc Y lần thì khi đã phân công thêm lần 1, mà sau X phút nhân viên vẫn chưa trả lời. Hệ thống sẽ thử lại phân công thêm nhân viên vào Y lần nữa (Y là số lần đã cài đặt).
Chia theo trạng thái trực tuyến
Hệ thống sẽ tiến hành phân công cho nhân viên khi có hội thoại mới, dựa trên trạng thái trực tuyến của nhân viên. Tại đây sẽ có 3 tuỳ chọn cài đặt, bạn có thể tuỳ chọn để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp: + Ưu tiên tài khoản đang trực tuyến : Hệ thống ưu tiên phân công hội thoại cho tài khoản nhân viên đang trực tuyến. Nếu không có ai trực tuyến thì hệ thống sẽ chia đều cho các tài khoản nhân viên được chọn trong danh sách. + Chỉ chia khi có tài khoản trực tuyến : Hệ thống sẽ chỉ phân công hội thoại khi xác định có tài khoản nhân viên đang trực tuyến. Nếu không có ai trực tuyến thì hệ thống sẽ gom lại vào danh sách chờ, cho đến khi có nhân viên trực tuyến mới thực hiện phân công tiếp. + Phân thêm hội thoại cho tài khoản khác nếu tài khoản được phân công không trực tuyến: Hệ thống sẽ : Nếu bật tuỳ chọn này hệ thống sẽ tiến hành phân công thêm hoặc thay thế nhân viên đang được phân công. Điều này phụ thuộc vào số nhân viên chính mỗi hội thoại
Cài đặt chế độ xem và trả lời hội thoại cho nhân viên
+ Nhân viên không được chọn sẽ được xem tất cả các cuộc hội thoại Cho phép những nhân viên không được chọn trong 2 danh sách bên cạnh sẽ xem tất cả hội thoại của trang + Tuỳ chọn chế độ xem hội thoại đã được phân công Nhân viên chỉ xem được hội thoại được chia cho mình hoặc được chia cho mình và chưa được chia cho ai
Bảng có nhiệm vụ chọn nhân viên được phân công hội thoại theo những tuỳ chọn đã chọn
Hệ thống sẽ phân công tin nhắn và bình luận theo danh sách nhân viên được tích chọn xanh trong danh sách. Hai danh sách có thể không trùng nhau, tuỳ thuộc vào nhu cầu phân công hội thoại của doanh nghiệp
Trạng thái chia hội thoại
Admin có thể chủ động cài đặt trạng thái nhận hội thoại của nhân viên. tại nút tròn sau tên nhân viên.
Sẵn sàng (Availble): Nhân viên có thể nhận phân công hội thoại.
Vắng mặt (Away): Nhân viên không nhận phân công hội thoại. Họ có thể chủ động chuyển về trạng thái Sẵn sàng để tiếp tục nhận phân công.
Tắt (Off): Nhân viên không được nhận phân công hội thoại. Họ không thể chuyển về trạng thái Sắn sàng. Cho tới khi Admin chuyển sang hai chế độ trên
Lưu ý
Khi không được phân công hội thoại mới, nhân viên vẫn có thể trả lời hội thoại cũ đã được phân công cho họ.
Hệ thống sẽ phân công hội thoại theo từng nhóm. Không phụ thuộc vào trạng thái trực tuyến của từng nhân viên, hay thời gian làm việc v.v....
Nhân viên trong cùng một nhóm phân công sẽ cùng xem vào trả lời được hội thoại. Tính năng này sẽ phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều nhóm nhân viên làm theo ca.
Nhân viên không được chọn sẽ được xem tất cả các cuộc hội thoại Nếu bật tuỳ chọn này nhân viên không nằm trong nhóm nào sẽ được xem và có quyền trả lời tất cả hội thoại
Trong nhóm nhân viên nếu có nhu cầu chia lượng hội thoại không đồng đều giữa các nhân viên. Có thể chia nhiều cho những nhân viên làm việc tốt, năng suất và chia ít cho nhân viên không đạt hiệu quả cao. Có thể sử dụng tính năng này để chia tỉ lệ.
Hệ thống sẽ phân công hội thoại tương tứng với tỉ lệ đã cài đặt cho nhân viên đó. VD: như hình trên , tổng số lần phân công bình luận sẽ được tính là số tỉ lệ tổng của tất cả nhân viên là 1 + 1 + 3 + 4 = 9 . Trong đó nhân viên Vu Trong Duong được tỉ lệ 4/9. Tức là với 9 lần phân công hội thoại, thì sẽ đảm bảo có 4 lần phân công cho nhân viên Vu Trong Duong . Và tương tự, sẽ phân công số lần tương ứng với tỉ lệ của nhân viên còn lại. Sau khi 9 lần phân công hoàn thành sẽ tiến hành 9 lần phân công tiếp theo với đúng tỷ lệ như cài đặt.
Ghi chú
Lần phân công : bao gồm cả lần phân công hội thoại mới, phân thêm nhân viên vào hội thoại hay chuyển hội thoại cho nhân viên đó.
Thứ tự phân công giữa các nhân viên không cố định. Hệ thống sẽ ngẫu nhiên sắp xếp số lần chia, nhưng vẫn đảm bảo đúng tỉ lệ đã cài đặt
Hệ thống sẽ không đảm bảo phân công theo đúng tỉ lệ nếu Admin có thay đổi cài đặt hay chủ động thay đổi phân công nhân viên trên hội thoại.
