VI. CHỨC NĂNG TẠO ĐƠN (MỚI)

Trước tiên, chúng tôi muốn thông báo về giao diện tạo đơn mới được phân bổ các thông tin theo từng phần: Khách hàng, sản phẩm, thanh toán, thông tin khác.

5.1. Quy trình tạo đơn trên Pancake

Giống như cách tạo đơn hiện tại, sau khi tương tác với khách hàng và phát sinh ra đơn hàng, bạn bấm tạo đơn trên giao diện hội thoại của pancake.

Quy trình sẽ bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Truy cập vào tài khoản của bản trên Pancake

Bước 2: Chọn vào page hoặc chọn chế độ gộp page => Hội thoại => Chọn hội thoại với khách hàng => Tạo đơn

Bước 3: Bổ sung thông tin khách hàng tại cục khách hàng bao gồm: Tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ khách hàng.

Bước 4: Bổ sung thông tin các sản phẩm vào đơn hàng tại cục sản phẩm, kiểm tra khuyến mãi, áp dụng khuyến mãi đối với khách hàng

Bước 5: Kiểm tra thông tin thanh toán, giá trị đơn hàng, giảm giá ở cục thanh toán

Bước 6: Bổ sung các thông tin khác bao gồm: Phân công, thời gian tạo, thời gian dự kiến nhận hàng, nguồn đơn, gắn thẻ đơn hàng, ghi chú nội bộ và ghi chú in.

Bước 7: Bấm Tạo đơn để tạo đơn hàng (Hoặc bấm vào Thiết lập lại để nhập lại từ đầu các thông tin )

Tiếp theo, chúng tôi sẽ giới thiệu chi tiết các thông tin của từng phần thông tin, những giao điện mới và các sử dụng.

5.2. Thông tin cục khách hàng

5.2.1. Đầu tiên là địa chỉ khách hàng

Chức năng: Giao diện mới bao gồm những phần thông tin khách hàng như: Tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ khách hàng.

5.2.2. Các cảnh báo đơn

Chức năng: Các cảnh báo đơn có biểu hiện là dòng thông tin màu cam, có icon hình cảnh báo, trong cảnh báo có hiển thị mã đơn để bấm vào đi tới đơn trùng.

• Cảnh báo khách hàng đã có đơn: Cảnh báo giúp nhân viên tạo đơn biết được đơn hàng đã được tạo bởi tên khách hàng

• Cảnh báo số điện thoại có đơn hàng: Cảnh báo số điện thoại đã tạo đơn trước đấy.

• Cảnh báo số điện thoại có đơn hoàn: Nhận biết được số điện thoại này trước đấy đã được dùng để tạo đơn và có đơn hoàn

5.2.3. Thông tin khách hàng rút gọn

Chức năng: Phần thông tin ngắn bao gồm: Tên khách hàng, Tiền khách đã chi tiêu, Đơn thành công của khách, Điểm thưởng, Lần mua cuối và Áp dụng tích điểm cho đơn hàng này.

Chế độ rút gọn sẽ có giao diện như thế này: Phần rút gọn gồm: Avartar khách hàng, số đơn hoàn thành công, điểm thưởng và tiền chi tiêu của khách hàng.

5.2.4. Phần thông tin thêm

Vị trí: nằm bên phải, cùng dòng với đầu mục khách hàng

Chức năng: Có thể lưu thông tin khác của khách hàng cho mục đích kinh doanh

5.3. Sản phẩm

5.3.1. Chọn kho hàng để lấy sản phẩm

Đầu tiên, cần chọn kho để thao tác lấy sản phẩm. Trong một số trường hợp hệ thống sẽ báo lỗi không tạo được đơn hàng vì chưa chọn kho thao tác.

Thứ hai, đó chính là tính năng "Tự động chọn kho của đơn trước đó": Khi tích chọn phần này, những lần tạo đơn sau, hệ thống sẽ lưu kho đã chọn ở đơn trước đó nên nếu không có thay đổi gì, bạn sẽ không cần phải chọn kho khi thêm sản phẩm nữa.

5.3.2 Thêm sản phẩm

a. Thanh search: Thanh tìm kiếm được thay đổi, cụ thể, chế độ bình thường sẽ là tìm kiếm sẩn phẩm, chỉ khi bạn muốn tìm kiếm combo, bạn sẽ cần click vào button combo ở thanh search để thực hiện tìm kiếm combo.

Thanh search ở chế độ tìm kiếm combo:

b. Chỉnh sửa và xóa sản phẩm: Đã được bố trí lại vị trí nút xóa từ bên phải sang cùng với nút chỉnh sửa.

c. Thêm nhanh sản phẩm: Nút thêm nhánh sản phẩm nằm bên phải thanh tìm kiếm sản phẩm, màu xanh, button có dấu cộng (thể hiện thêm).

Chú ý: Với những sản phẩm thêm mới, chú ý cần điền tên sản phẩm, phải có tên sản phẩm trước, sau đó mới điền được giá tiền.

d. Thêm khuyễn mãi:

Vị trí: Nằm ở vị trí dưới danh sách sản phẩm và trên thanh tìm kiếm sản phẩm

Chức năng: chỉ sử dụng được khi đã thêm sản phẩm, khi chưa có sản phẩm, phần "Thêm khuyến mãi" này cũng sẽ được ẩn đi.

Khuyễn mãi Sản phẩm và Khuyễn mãi combo: Phần này được phân loại thành hai kiểu khuyến mãi chính, được nhận diện như sau

• Khuyến mãi sản phẩm: Áp dụng cho các sản phẩm cùng, thẻ khuyến mãi được nhận biết bởi vệt màu xanh bên trái thẻ. Có thể xóa nhanh bên ngoài.

• Khuyễn mãi combo: Tương tự, Thẻ khuyến mãi combo được nhận biết bởi thẻ màu cam khi được áp dụng.

Sản phẩm khuyến mãi: Là những sản phẩm được tặng kèm với một sản phẩm khác. Sản phẩm tặng kèm được bố trí ở dưới phần của sản phẩm, dưới "Thêm khuyễn mãi" và trên thanh tìm kiếm.

e. Khối lượng và Lưu sản phẩm thêm nhanh vào kho

5.4. Thanh toán

5.4.1 View giao diện bên ngoài thanh toán

Giao diện bên ngoài bao gồm: Tổng giá trị đơn hàng, Phí vận chuyển, giảm giá đơn hàng.

Khi thêm sản phẩm, tổng tiền của đơn sẽ hiển thị ở dòng đầu tiên.

Phí vận chuyển và giảm giá đơn hàng có thể nhập trực tiếp

5.4.2 Phần thanh toán có phần "Thêm hình thức"

• Bao gồm các hình thức thanh toán và nội dung liên quan hỗ trợ thanh toán

• Phần này có bổ sung chức năng chọn đơn vị tiền tệ nằm phía trên bên phải của phần thanh toán.

• Ngoài các hình thức thanh toán mặc định hiển thị ở view chính này, bạn có thể thêm hình thức thanh toán khi bấm vào

Lưu ý: Khi bấm vào "Thêm hình thức" ở phần thông tin thanh toán, màn hình sẽ hiển thị các hình thức thanh toán khác của hệ thống. Tuy nhiên bạn có thể tự cấu hình, bổ sung các hình thức thanh toán theo yêu cầu của riêng cửa hàng của mình mà hệ thống chưa có. Các bước để thêm như sau:

Bước 1: Truy cập vào pos.pancake.vn

Bước 2: Chọn cửa hàng => Cấu hình => Cấu hình chung => Quản lý đơn hàng => Cấu hình phương thức thanh toán

Bước 3: Quay lại view tạo đơn để sử dụng, nếu chưa được, kiểm tra lại từ bước 1 hoặc liên hệ với Pancake để nhận được hỗ trợ thiết lập

5.4.2 Xác thực chuyển khoản

Chức năng hiển thị ở phần thêm thanh toán của cục thanh toán. Lưu ý rằng mục này chỉ có khi và chỉ khi đơn đã được tạo.

Các bước: Thông tin => Đơn => Chỉnh sửa đơn hàng => Cục thanh toán => Thêm hình thức => Xác thực

Cách tạo: Bấm vào tạo mới => Điền đầy đủ thông tin bao gồm: Ảnh hóa đơn để xác thực, Tiền xác nhận (Số tiền theo hóa đơn) => Điền ghi chú nếu có => Chọn Xác thực hay chưa xác thực => Lưu. Tạo hóa đơn khác nếu chuyển khoản nhiều lần cho 1 đơn hàng.

Với các hóa đơn đã được xác thực thì sẽ hiển thị dấu tick xanh lá cây phía bên ngoài, ngược lại, với hóa đơn chưa được xác thực thì sẽ không hiển thị dấu tick này.

5.5 Thông tin khác

5.5.1 Phân công

Phần "Phân công" bao gồm: Phân công nhân viên xử lý, nhân viên chăm sóc khách hàng và nhân viên Marketing

Sau khi gắn phân công nhân viên trên đơn, nhân viên phụ trách sẽ thấy được đơn và chịu trách nghiệm xử lý, chăm sóc, ghi nhận thông tin gắn liền với đơn hàng này.

Từ việc gắn phân công, ngoài việc chia đơn cho nhân viên xử lý ta có thể thực hiện thống kê đơn từ các nhân viên chăm sóc, từ đó đánh giá được hiệu quả của nhân viên. Phần thống kê sẽ có thể xem chi tiết hơn ở trên pos.pancake.vn

5.5.2 Tạo lúc, Dự kiến nhận hàng, Nguồn đơn và Thêm thẻ

Tạo lúc: là thông tin thời gian được ghi nhận vào thời điểm đơn được tạo nhằm nhận biết được đơn này được tạo khi nào.

Dự kiến nhận hàng: Là ngày chủ cửa hàng (hoặc nhân viên phụ trách) chọn "dự kiến ngày nhận hàng" của khách, nếu quá thời gian này, đơn sẽ tự động được gắn thẻ "Quá ngày giao hàng" để chủ cửa hàng nhận biết được đơn hàng đang được giao chậm trễ tới khách hàng => Từ đó chủ cửa hàng có thể báo lại đơn vị vận chuyển, thúc dục họ vận chuyển hàng nhanh hơn.

Nguồn đơn: Chính là việc gắn thông tin đơn hàng được tạo từ đâu, phục vụ mục đích phân loại, thống kê, đánh giá hiệu quả kinh doanh cho chủ cửa hàng.

Thêm thẻ: Gắn thẻ cho đơn hàng để phân loại đơn hàng, từ đó chủ cửa hàng (hoặc nhân viên phụ trách) có thể lọc, nhận biết để chăm sóc, xử lý đơn hàng. n

5.5.3 Ghi chú

Ghi chú bao gồm hai phần: ghi chú nội bộ và ghi chú in. Nằm ở vị trí dưới cùng của phần thông tin thêm.

5.5.3.1. Ghi chú nội bộ

Ghi chú nội bộ của đơn giúp ghi chú các vấn đề liên quan đến đơn hàng, có thể thêm ảnh nhanh bằng cách kéo ảnh từ phần trao đổi vào phần tạo đơn để thao tác ghi chú nhanh.

Bước 1: Bấm vào ghi chú. Phần ghi chú nội bộ có chút thay đổi mới so với phiên bản cũ, để ghi chú ta bấm vào dòng chữ xanh "Chưa có" bên phải, hoặc nội dung màu xanh nếu đã ghi chú trước đó rồi.

Bước 2: Gõ ghi chú, thêm ảnh. Ngay khi thao tác bước 1, ta gõ luôn để ghi chú. Sau khi thao tác xong, chọn "đóng" để lưu lại.

Thêm ảnh cho ghi chú nội bộ, có hai cách:

• Một là, Bấm vào thêm ảnh ở bước 2 phía trên để thêm ảnh trong khi chọn vào ghi chú nội bộ.

• Hai là, kéo thả ảnh từ hội thoại vào phần tạo đơn, mục "Thả tệp ở đây để ghi chú đơn hàng"

5.5.3.2. Ghi chú in

Phần ghi chú in, khi in ra sẽ hiển thị nội dung ghi chú.

Tương tự như ghi chú nội bộ, khi ghi chú xong, bấm "Đóng" để lưu lại thông tin vừa ghi chú

5.6 Lưu tạo đơn

Khu vực của lưu tạo đơn có một số điểm mới cần lưu ý:

Thành tiền: Hiển thị số tiền của đơn hàng sau khi lấy tổng giá trị đơn trừ đi các khoản phí và khuyển mãi. Ngoài ra nếu đơn hàng được thanh toán, đơn ở phần này sẽ hiển thị 0đ'

Thiết lập lại: Nút có vị trí nằm ở dưới cùng bên trái của phần tạo đơn. Trong quá trình tạo đơn, khi bấm vào nút thiết lập lại, dữ liệu nhập ở phía trên (khách hàng, sản phẩm, thanh toán, thông tin khác) sẽ được xóa hết để tạo lại từ đầu

Tạo đơn: Bấm vào tạo đơn để lưu và tạo đơn, sau khi bấm vào tạo đơn, màn hình sẽ nhảy sang bên tab "Thông tin" hiển thị thông tin các đơn hàng đã tạo và ghi chú khách hàng.

HẾT!